Gestión de expedientes

 

Para acceder a esta pantalla, debemos entrar en la carpeta     +

 

También existe la opción de tener acceso directo a todos aquellos expedientes en los que el usuario haya tenido que intervenir de alguna manera (porque haya sido el Responsable, haya tenido que autorizar, etc.…). En este caso entrar a .

Encontraremos, por defecto, el listado de expedientes con acciones pendientes por el usuario y si seleccionamos la otra pestaña podremos ver el resto de expedientes disponibles.

 

 

Haciendo doble clic sobre cualquiera de ellos accederemos al detalle del estado del expediente con todas sus fases.

 

 

 

Se permite la multiselección en los campos de 'Tipo de Expediente' así como en 'Estado de Expediente'.

Por otro lado también se puede filtrar por el campo de Responsable del Expediente y por el Acuerdo Marco. Si se utiliza este filtro, el siguiente ('Expediente') mostrará los derivados asociados al mismo:

 

 

De esta manera se puede realizar búsqueda de un determinado tipo de expediente que se encuentre en un estado en concreto, descartando en el resultado final los que no cumplan con dichos criterios.

Funciona de la siguiente manera:

 

 

 

Para dar de alta un nuevo expediente debemos seleccionar el botón    y se abrirá una ventana en la que deberemos seleccionar el tipo de expediente que queremos crear.

 

 

Una vez que seleccionemos "confirmar" nos aparecerá una nueva pantalla en la que deberemos definir todos los parámetros del expediente.

 

 

 

Los tipos son configurables según necesidades del cliente. Algunas de las tipologías son:

 

- Acuerdo marco.

- Ofertas comerciales (con o sin acuerdo marco).

- Procedimiento abierto (contrato menor / simplificado / simplificado abreviado)

- Procedimiento centralizado derivado de centralizado.

- Procedimiento negociado.

- Procedimiento negociado derivado de acuerdo marco (adhesión o formalización)

 

 

 

El sistema soporta registrar condiciones en base a licitaciones públicas o negociaciones privadas.

 

Cada tipo de contrato tiene su propio flujo, detallado a continuación.

 

 

- Inicio de expediente. Se registran los datos básicos de la licitación (entidad de negociación convocante, presentaciones a concurso, criterios de adjudicación...).

- Oferta económica. Se registran todas las condiciones especiales (descuentos, bonificaciones, ráppeles...).

- Muestras. En los concursos donde previo a la adjudicación se solicitan muestras, en esta fase se gestiona el envío de las mismas.

- Documentación. Permite generar dinámicamente todos los documentos basados en plantillas que nos solicita la convocatoria del expediente.

- Entrega de la oferta. Permite introducir información relacionada con la entrega física o telemática del expediente.

- Apertura de pliegos. Permite introducir información relacionada con el momento en el que la entidad de negociación hace pública las ofertas de todos los competidores.

- Mejora de la oferta. Cuando en la apertura de pliegos la entidad negociadora indica que los precios proporcionados no son lo suficientemente bajos, se permite la modificación de la oferta en esta fase.

- Resolución. En esta parte del flujo indicamos si el laboratorio ha sido adjudicatario de algún lote y tenemos la posibilidad de introducir los datos de la competencia.

- Preparación del contrato. En caso de haber sido adjudicatarios de una licitación, el laboratorio corre con los gastos de la publicación de esa información en el BOE y es en esta fase donde se introducen estos datos así como los de la garantía.

- Contrato. En caso de haber sido adjudicatarios de la licitación, en esta fase introducimos la vigencia y la fecha de la firma del mismo.

- Modificaciones expediente. Todos los contratos vigentes pueden ser prorrogados o modificados utilizando la funcionalidad disponible en esta fase del flujo.

 

 

 

 

Las negociaciones privadas implementan un flujo mucho más sencillo debido a que simplemente reflejan las condiciones específicas entre un cliente y el laboratorio.

 

- Inicio de expediente. Se registran los datos básicos de la negociación.

- Oferta económica. Se registran todas las condiciones especiales (descuentos, bonificaciones, ráppeles...).

- Aceptación propuesta (Nego). Semejante a la fase de contrato en el flujo público, introducimos información relativa al tipo de descuentos y al KAM que lleva esta negociación.

- Modificaciones expediente. Todos los contratos vigentes pueden ser prorrogados o modificados utilizando la funcionalidad disponible en esta fase del flujo.

 

 

Cada fase aparecerá de un color para representar el estado en el que se encuentra:

 

Activo.

Completado.

Inactivo.

Pendiente interface.

Rechazado.