Mantenimiento Documentación Tenders&Accounts

El módulo Tenders&Accounts dispone de un mantenimiento de documentación, que permite:

• Subir a la plataforma la documentación necesaria y clasificarla en las categorías disponibles
• Editarla
• Descargarla e imprimir los documentos mediante la generación automática de ficheros pdf.

Veamos cómo crear, modificar o eliminar una tipología y clase

Debemos acceder a 3 mantenimientos:

1.- Creamos la nueva tipología de documento en:

 TENDERS AND ACCOUNTS-DOCUMENTACIÓN-TIPO DOCUMENTACIÓN

Cumplimentar campo (a) y guardar (b):

2.- Creamos la clase y lo relacionamos con la tipología correspondiente:

     TENDERS AND ACCOUNTS-DOCUMENTACIÓN–DOCUMENTACIÓN

Crear la clase (a), asociarla al Tipo correspondiente (b) y guardar (c):

3.- Asociamos la clase al rol:

Como, por motivos de seguridad, no todos los roles tienen acceso a todos los archivos disponibles en el sistema,  se deben asociar a un rol determinado.

     TENDERS AND ACCOUNTS-DOCUMENTACIÓN-DOCUMENTACIÓN-ROL

Al pulsar en icono  (a) se habilita ventana en la que asociar clase y rol (b). Si se elige ‘ Volver’ no quedará registrado . Si elegimos ‘Continuar’…

… se visualizará línea con fondo amarillo para poder verificar que los datos son correctos. Si lo son, pulsar en guardar (c).

Con esta acción ya ha quedado grabado en el sistema, cambiando, el fondo, a color gris y mostrándose el siguiente aviso:

Una vez creados las nuevas tipologías y para poder subir y gestionar ficheros debemos buscar el siguiente mantenimiento (dependiendo del site que nos encontremos):

Site España

Resto Sites

Al acceder, encontramos pantalla que nos presenta la información disponible en árbol y encontramos:

Nota: Sólo aparecen en el árbol los Tipos que contienen documentación. P.e.: si el Tipo ‘Certificaciones’ no contiene ningún archivo, no se verá esta clasificación en el árbol. Una vez incluyamos algún documento en esa categoría, ya se visualizará.

1.- BUSCADOR: campo en el que introducir el nombre del archivo a localizar

2.- FUNCIONALIDAD AUTOCONTEMPLAR: dependiendo si está activado o no, mostrará los resultados de una manera u otra, pudiendo elegir la que más convenga en cada momento:

– Si NO está activada:            El resultado de la búsqueda no indica la categoría en la que se encuentra el documento.

  Sí permite multibúsqueda.

– Si SÍ está activada:             Mostrará todos los documentos disponibles, que contengan los criterios de la búsqueda, mostrando la categoría en la que se encuentran

Con esta opción no se puede realizar multibúsqueda.

3.- SÍMBOLO 

Pulsando el icono, se sube un nuevo documento. Notas Importantes: el documento a subir debe estar cerrado antes de comenzar la subida a Tenders. Se permite cualquier tipo de formato.

Hay que cumplimentar la información requerida en la ventana emergente:

•                 Tipo: seleccionar entre los disponibles creados.
•                 Clase: dependiendo del Tipo elegido, se podrá seleccionar entre varias opciones que se hayan asociado         previamente.
•                 Descripción: campo donde podemos incluir descripción del archivo
•                 Rol Responsable: seleccionar el rol al que se notificará el vencimiento
•                 Fecha Expiración: Fecha informativa de la validez del documento
•                 Plazo: días de preaviso con los que el sistema de notificaciones automáticas informará de la fecha de expiración está cercana
•                 Plantilla: se selecciona la platilla sobre la que se realizará la notificación.
•                 Fichero: con botón , accedemos a la ubicación donde está el archivo a subir
• NOTA: el sistema permite la selección de o una plantilla o un fichero: ambos al mismo tiempo no es posible (un aviso por cada tipo).
•                 Botón : guardamos la información y el sistema confirma la correcta subida del mismo 

Para ver o editar un documento, primero debemos localizarlo con el buscador.

Después podemos, pulsando en la opción correspondiente:

“Ver” el archivo, descargándolo.

“Editar”, cualquier clasificación/dato previo de los que se muestran en la ventana. Si cambiamos el Tipo o clase, tras guardar (), se moverá a la categoría indicada.

Nota1: Los botones  realizan acciones referentes a: descarga, eliminación  y subida de archivo, mientras que con  , podemos guardar o eliminar el mismo del mantenimiento documental de Tenders.

Por ejemplo:    si queremos eliminar un archivo que acabamos de subir, utilizaremos el icono .

   si queremos eliminar de la plataforma Tenders&Accounts uno de ellos, el icono a usar será .